Home >> Dokumente >> Zehn Fehler bei der Hochzeitsplanung
Vorab: Der zugegebenermaßen etwas reißerische Titel »Die zehn Fehler bei der Hochzeitsplanung« muss niemanden in Panik versetzen. Dieser Artikel soll das Gegenteil bewirken. Frei nach dem Motto: »Wissen macht Aah und verhindert bereuende Uuhs!«
Wenn ich in meinen vielen Jahren als Hochzeitsfotograf etwas gelernt habe, dann ist es, dass sich viele im Rahmen der Hochzeitsplanung eine Reihe emotionaler Flickflacks und nervlicher Dreifachsaltos leisten. Dabei müsste das gar nicht sein. Rechtzeitig beginnen und zudem auch einmal neune gerade sein lassen, erhöht den Wohlfühlfaktor enorm.
Fangen wir mit dem ersten Fehler bei der Hochzeitsplanung an.
# 1: Zu spät buchen
Der erste Programmpunkt, den es zu erledigen gilt, ist die Buchung der Location. Beliebte Locations sind meist auf ein bis zwei Jahre im Voraus ausgebucht. Das gilt in ähnlicher Weise auch für Fotografen und DJs, wobei hier ein Vorlauf von einem Jahr noch ausreichend sein kann. Wohlgemerkt: »sein kann«. Wer zu spät dran ist, muss sich sowohl bei der Location als auch bei den noch verfügbaren Dienstleistern ggf. weniger anspruchsvoll zeigen.
# 2: Kurzfristiges Einladen
Die meisten Hochzeiten finden im Sommer statt. Viele Menschen buchen in dieser Zeit ihren Sommerurlaub. Wenn sie eine Einladung zur Hochzeit bekommen, ist der Trip in den Süden (oder wohin auch immer) bereits gebucht. Es macht also Sinn die »Save-the-Date-Karten« schon im Vorjahr, allerspätestens Anfang des Jahres herauszuschicken. Diese Vorgehensweise ist alleine schon deswegen sinnvoll, weil eine Reduktion der Gästeliste damit frühzeitig erfolgt, so dass man bei der Reservierung und Dimensionierung von Räumlichkeiten, des Essens und der Getränke entsprechend planen kann.
# 3: Die falschen Leute einladen
Wenn wir schon beim Einladen sind: Es ist mehr als sinnvoll, sich genauestens zu überlegen, wen man zur Hochzeit einladen will. Das verringert nicht nur die Kosten, sondern führt meistens auch noch dazu, dass die Feier sehr viel entspannter abläuft, weil man sie eben mit nur den Menschen verbringt, die einem wirklich wichtig sind. In meinem Artikel »Wen und wie viele Gäste zur Hochzeit einladen?« Habe ich ein System entwickelt, mit dem die Auswahl so bewerkstelligen kann, dass man auch niemand vergisst. https://www.ng-wedding-photography.de/gaesteliste-gaeste-hochzeit-einladen/
# 4: Standesamt-Termin zur falschen Zeit
Hochzeiten in Standesämtern sind meist ziemlich durchgetaktet. Kaum ist eine Ehe geschlossen, steht schon das nächste Brautpaar vor der Tür und scharrt mit den Hufen. Mehr als maximal eine Stunde dauert keine Trauung. Viel realistischer ist allerdings, mit zwischen 30 und 45 Minuten zu rechnen. Eine Ausnahme gibt es: Der letzte Termin am Trauungstag. Um genau diesen sollte man sich bemühen, so man (noch) die Wahl hat. Dann bleibt sogar oft noch genügend Zeit die Glückwünsche der Gäste in aller Ruhe entgegenzunehmen. Die Chancen, den sehr begehrten letzten Termin zu ergattern, steigen, je früher man sich anmeldet.
# 5: Getränkepauschale vs. Abrechnung nach Verbrauch
Vorab sei gesagt, dass weder die Wahl des Einen noch des Anderen unbedingt ein Fehler ist. Grundsätzlich kann man bei dem einen wie auch dem anderen Modell annehmen, dass der Wirt es so kalkuliert hat, dass ER nicht drauflegt. Für Euch stellt sich somit nur die Frage, bei welchem Modell IHR weniger drauflegt. Das hängt von der Zusammensetzung der Hochzeitsgesellschaft (Frauen/Männer/Kinder) ab, wann das Partyende geplant ist, ob es Übernachtungen gibt, und/oder ob viele Heimfahrer zugegen sind.
Das Wetter spielt bei der Beurteilung der Sinnhaftigkeit ebenfalls eine Rolle. Ist es sehr heiß, dann wird auch viel getrunken. In diesem Fall kann es sich lohnen. Sind die Temperaturen eher moderat, lohnt es sich in der Regel nicht. Oft schon alleine deshalb, weil die meisten nicht unbegrenzt trinken können – egal ob Wasser oder Alkohol.
Ein Mischmodell wäre ebenfalls zu überlegen. Für die ersten Stunden eine Getränkepauschale und danach eine Abrechnung nach Verbrauch. Die Kosten verringern sich übrigens exorbitant, verzichtet man auf Spirituosen oder ganz auf Alkohol – was oftmals ohnehin nicht von einer Getränkepauschale gedeckt wird.
# 6: Die Größe der Location passt nicht zur Gästezahl
Eher selten dürfte vorkommen, dass eine Location gewählt wird, die zu klein dimensioniert ist. Die meisten Location-Betreiber geben auf ihren Websites die maximal mögliche Zahl unterzubringender Gäste an. Hat man also alle Zusagen eingesammelt, kann man planen. Viel häufiger wird allerdings eine Location ausgewählt, die überdimensioniert ist. Das ist in zweierlei Hinsicht suboptimal. Zum einen vergrößert es natürlich die Kosten und zum anderen kommt man sich darin verloren vor.
Noch schlimmer wird es, wenn man diesen Umstand dadurch zu kompensieren sucht, dass man die Tische weit auseinander aufstellt, in gewisser Weise also flächenmäßig streckt und, um noch einen draufzusetzen, den Brautpaartisch separiert.
Letzteres solltet Ihr auf keinen Fall tun, und zwar ganz egal, ob die Räumlichkeiten zu groß oder richtig dimensioniert sind. Das sieht nämlich nicht nur so aus, als hieltet Ihr Hof und wolltet Euch vom »normalen Volk« absetzen, es mindert auch Euren eigenen Spaß. Denn der besteht doch genau darin, dass Ihr mit Euren Gästen ins Gespräch kommt.
#7: Auf Profis verzichten
Digitalkameras der heutigen Generation machen technisch gute Fotos und eine Musik-Playlist ist auch schnell erstellt. Warum also einen teuren Fotografen und DJ engagieren? Tut es in beiden Fällen nicht irgendein Bekannter? Ein ganz klares Nein. Eine Kamera macht nicht die Fotos, sondern immer noch der Fotograf und eine vom Notebook gespielte Playlist reagiert nicht just-in-time auf die Stimmung der Gäste.
Schöne Fotos werdet Ihr Euch noch ewig anschauen und eine gelungene und musikalisch gut organisierte Party wird allen noch lange in Erinnerung bleiben. Noch dazu kommt, dass ein Bekannter bzw. Verwandter vielleicht auch mitfeiern können sollte. Zwei Artikel, die Euch hier vielleicht weiterhelfen: Hochzeitsfotografie: Die Königsklasse der Fotografie? und Die Hochzeitsfeier und die Musik: DJ oder Band?
Natürlich gilt dieser Tipp ebenso für alle anderen Dienstleister: Videografen, Floristen, Visagistinnen usw. Auch bei der Auswahl dieser Dienstleister sollte man sich natürlich auf Profis verlassen.
# 8: Nicht delegieren
Es ist Eure Hochzeit. Eure Aufgabe besteht, salopp formuliert, vor allem darin, herumzustehen und schön auszusehen. Ihr sollt Euren Tag genießen. Dazu gehört, dass Ihr Euch an Eurem Tag um nichts zu kümmern habt. Delegiert, so viel es irgend geht. Und zwar durchaus schon im Vorfeld. Trauzeugen eignen sich hervorragend als Ansprechpartner für die Dienstleister. Aber überfordert sie auch nicht. Denn schließlich wollt Ihr ja mit ihnen feiern – wie auch sie mit Euch. Wer nicht über Geld nachdenken muss, für den lohnt es sich vielleicht einen Hochzeitsplaner zu engagieren. Diese kosten zwischen ca. zehn und zwanzig Prozent des Gesamtbudgets.
# 9: Unerwünschte Spiele nicht untersagen
Hochzeitsspiele, wie zum Beispiel das Baumstammsägen, Brautentführung oder das Herz ausschneiden, sind nicht jedermanns Sache. Überlegt Euch (lange) im Vorfeld der Hochzeit, was Ihr mögt und was nicht. Je früher Ihr hier klare Ansagen macht, etwa über die Einladungskarten, desto weniger Leute werden sich auf den Schlips getreten fühlen. Untersagt Ihr Spiele dahingegen zu kurzfristig, kann es sein, dass Ihr einige Eurer Gäste auf dem falschen Fuß erwischt. Und das könnten sie Euch übel nehmen.
# 10: Perfektionismus
Wer den Anspruch hat, dass alles perfekt laufen muss, der setzt sich massiv unter Druck. Wenn es dann auch nur eine kleine Verzögerung gibt oder etwas nicht so läuft, wie von Euch geplant, wird es Euch die Nerven zerfetzen. Lasst Euch gesagt sein, dass etwaige Pannen von den meisten Eurer Gäste unbemerkt bleiben. Rechnet lieber mit einem Faux pas, als ohne. Das macht Euch entspannter.
# 11 Zusatztipp: Keine Verträge
Mit jedem, absolut jedem Dienstleister sollte man tunlichst Verträge schließen. Das schützt beide Seiten vor unliebsamen Überraschungen im letzten Moment und kann sich damit zu spät als grober Fehler bei der Hochzeitsplanung herausstellen, der aber nicht mehr korrigierbar ist.
Fazit
Es gibt durchaus noch weitere Punkte, die hier Erwähnung finden könnten und Euch helfen, Fehler bei der Hochzeitsplanung zu vermeiden. Der Einfachheit halber verweise ich auf meinen Blog, in dem sich noch viele Artikel finden, die Euch die ein oder andere Anregung geben können.
In diesem Sinne: Viel Spaß und Erfolg bei Eurer Hochzeitsplanung!
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