Da habt Ihr alles bis ins Detail geplant, viele Monate darauf verwendet Zeitpläne zu erstellen, Locations zu besichtigen, Dienstleister zu organisieren, Trauzeugen zu briefen, Gäste einzuladen – und wofür das alles? Ganz klar! Damit eben nichts schief läuft, Ihr keine Angst vor Katastrophen auf der Hochzeitsfeier haben müsst.
Ich versichere Euch: Es ist weder leichtfertig noch unbedacht, wenn ich jetzt sage: »Just relax«. Entspannt Euch. Eure Hochzeitsfeier ist keine militärische Kommando-Aktion, bei der kleine Abweichungen vom Plan gleich die ganze Operation in Gefahr brächte oder sogar scheitern ließe.
Dennoch ist es durchaus vorteilhaft, einige Worst-Case-Szenarien aufzumachen. Das, nicht nur um gewappnet zu sein, sondern auch um zu sehen, wie »worse the case« denn wirklich werden kann.
Also: Was kann passieren?
Verspätete Dienstleister
Ich habe es durchaus schon erlebt, dass Dienstleister, seien es Sängerinnen oder Visagistinnen, sich wegen eines Staus verspäteten. In keinem der Fälle hatte das derart gravierende Auswirkungen, dass es zu Verzögerungen im Ablaufplan kam. Das vor allem deshalb nicht, weil ich am Ablaufplan zumindest prüfend beteiligt war und meinen Brautleuten stets einimpfe, mit zeitlichen Puffern zu planen. Das solltet Ihr also auch tun. Ich lege Euch dazu meinen Artikel »Ablaufplan Hochzeit« ans Herz.
Absagende Dienstleister
Wenn Dienstleister absagen, habt Ihr besser einen rechtsgültigen Vertrag mit ihnen. Dieser Vertrag sollte regeln, was passiert, wenn der Dienstleister absagt bzw. (zum Beispiel) wegen Krankheit ausfällt. Denn in der Regel verpflichtet sich ein jeder, für Ersatz zu sorgen. Zumindest gilt das für die meisten Hochzeitsfotografen. Ich zum Beispiel habe für diesen Fall eine Art »Notprotokoll«, wenn dieses auch noch nie angeleiert werden musste. In meinem Artikel »Wenn der Hochzeitsfotograf krank ist« könnt Ihr nachlesen, wie ich vorgehe und wie wahrscheinlich es ist, dass Ihr ohne einen Hochzeitsfotografen dasteht. In Kürze: Es ist ziemlich unwahrscheinlich.
Schließt also unbedingt einen Vertrag, regelt den Ausfall und verpflichtet Eure Dienstleister so früh als möglich. Das gilt auch für eine Location. Tut Ihr das auf den letzten Drücker, habt Ihr vielleicht keine Zeit mehr eine neue zu organisieren, oder müsst mit etwas vorliebnehmen, was Euch nicht gefällt.
Der Zeitplan läuft aus dem Ruder
Auch das habe ich schon auf Hochzeitsfeiern erlebt, in deren Ablauf-Planung ich nicht eingebunden war: Der fein ausgetüftelte Zeitplan geht nicht auf, alles verschiebt sich nach hinten raus.
Das ist kein großes Drama, wenn auch unter Umständen mit finanziellen Mehrausgaben verbunden, weil Ihr die Location vielleicht nur bis 3 Uhr Nachts gebucht habt und nun bis fünf Uhr verlängern müsst. Hier stimmt der Spruch: Zeit ist Geld.
Zeitlich aus dem Ruder laufende Pläne könnt Ihr vermeiden, wenn Ihr den Ablauf a.) nicht zu eng taktet (also Puffer einbaut) und b.) nicht zu viel in einen Tag packt.
Macht Euch klar, dass es immer schwierig ist, eine große Anzahl Leute zu koordinieren, sie von einem Event zum nächsten zu lotsen.
Fotografierverbot in der Kirche / im Standesamt
Ich habe bereits im Artikel »Hochzeitsfotos fotografieren in der Kirche« darauf hingewiesen: Der Pfarrer und der Standesbeamte genießen das Hausrecht. Sie dürfen ein Fotografierverbot erteilen bzw. eine (nur) partielle Erlaubnis erteilen. Damit Euch und Eurem Hochzeitsfotografen das nicht am Tage der Hochzeitsfeier auf die Füße fällt, klärt im Vorfeld unbedingt ab, ob und was von der Trauung fotografiert werden darf. Notfalls wechselt die Kirche / das Standesamt. Auch hier ist es wieder hilfreich, das schon so früh als möglich in Erfahrung zu bringen.
Konkurrierende Veranstaltungen
Ihr seid der Mittelpunkt der Hochzeitsfeier. Sorgt dafür, dass das auch so bleibt. Konkurrierende Angebote haben auf Hochzeiten nichts verloren bzw. müssen eingeschränkt werden.
Zwei Beispiele: Es wird oft und gerne eine Fotobox gebucht. Auch ich habe natürlich eine im Angebot. Wenn Ihr die Fotobox aufstellt, ohne dafür zu sorgen, dass der Zugang zu der Fotobox zeitlich beschränkt ist, dann wird sie sich ganz schnell zu einer Konkurrenzveranstaltung entwickeln und Aufmerksamkeit abziehen.
Gleiches gilt auch für Veranstaltungen, auf die Ihr keinerlei Einfluss habt. Wie etwa die Fußballweltmeisterschaft 2018. Ich halte es für einen Fehler, aus Rücksichtnahme auf die Gäste einen Beamer oder Fernseher aufzustellen. So legitimiert Ihr, dass Eure Hochzeit für mindestens 90 Minuten nicht mehr der Mittelpunkt des Tages ist.
Wenn Ihr Angst habt, dass deswegen nicht so viele Gäste kommen könnten, wie eingeladen, dann lasst Euch zur Beruhigung gesagt sein, dass sich damit gleichermaßen entschieden hat, wem Ihr wirklich wichtig seid. Wenn Ihr einen Mittelweg gehen wollt, und das für Euch akzeptabel ist, verlegt die Hochzeit.
Unerwünschte Spiele / Überraschungen
Vorab: Auch Spiele und Überraschungen, von denen ihr nicht wisst, dass sie stattfinden, können den Zeitplan aus den Fugen geraten lassen. Wenn Ihr Hochzeitsspielen gegenüber aufgeschlossen seit, dann plant dafür einen Puffer ein.
Überlegt Euch im Vorfeld der Hochzeitsfeier genau, ob Ihr Spiele und Überraschungen möchtet und wenn ja, welche Ihr NICHT möchtet. Kommuniziert das unbedingt. Denn so manche Überraschung ist am Ende eine negative. Etwa eine stumpfe Säge, mit der Ihr Euch abmüht, einen Stamm zu zersägen. Am Ende seid Ihr klitschnass geschwitzt und das tut weder dem Kleid noch dem Anzug gut.
Hemmungslose Party
Die Party in der Nacht ist toll, als Hochzeitsfotograf macht es besonderen Spaß dabei zu sein und die Feiernden abzulichten. Aber die Party kann – mit steigendem Alkoholpegel – auch aus dem Ruder laufen. Überlegt also gut, ob Ihr Hochprozentiges anbietet. Es mindert den Spaß keineswegs es nicht zu tun, noch dazu spart Ihr wirklich ordentlich Geld.
Regen auf der Hochzeitsfeier
Wohl der Alptraum aller Brautleute. Natürlich ist es nicht schön, wenn es regnet. Es ist aber auch kein Beinbruch. Ihr verbringt selbst an einem sonnigen Tag die meiste Zeit in irgendwelchen Räumlichkeiten. Drei Stunden Getting-Ready, ein bis zwei Stunden Trauung in der Kirche und / oder Standesamt, zwei Stunden Essen. Die Party muss spät Abends auch nach drinnen verlegt werden und nimmt noch einmal fünf und mehr Stunden in Anspruch. Und was die Fotos angehen: Man kann auch bei Regen tolle Fotos schießen.
Abschließend
Je früher Ihr anfangt, Euch um alles zu kümmern, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief läuft. Und wenn der Zeitplan mal nicht ganz so eingehalten werden kann, wie Ihr Euch das vorstellt – entspannt Euch.
Was auch immer Ihr tut und plant: Kommuniziert Eure Wünsche immer klar und deutlich. In Richtung der Familie, der Verwandten, Bekannten und der Dienstleister.
