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Ablaufplan Hochzeit
Brautpaare gehen sofort in die Planung der Hochzeit, sobald der Antrag gemacht wurde. Und das durchaus ein Jahr im Voraus. Dabei bekommt die Wahl der Hochzeitslocation natürlich allerhöchste Priorität – und das ist auch richtig so. Denn eine Hochzeit zu planen, ohne die Zusage einer Location zu haben, ist, als würde man den Bau eines Hauses mit dem Dach beginnen und nicht mit dem Fundament. Wenn dann alles Weitere steht, also Standesamt, ggf. Kirche, Caterer, Hochzeitsfotograf, DJ und/oder Band, ist es an der Zeit alles in einen genauen zeitlichen Rahmen zu bringen, einen Ablaufplan für die Hochzeit zu erstellen.
Und hier wird es schwierig. Denn in der Regel ist es wohl so, dass eine große Hochzeit zum ersten Mal geplant wird. Oder mit anderen Worten: Ihr habt keine Erfahrung. Aber Rettung naht! Entweder in Gestalt eines Wedding-Planers, sofern organisiert, oder in Gestalt eines weiteren Dienstleisters, der eure zeitliche Planung für die Hochzeit auf Stimmigkeit überprüfen und euch mit Rat und Tat zur Seite stehen kann.
Das ist, ihr ahnt es schon, der Hochzeitsfotograf! Tusch! Er ist von allen Dienstleistern der einzige, der bereits eine Vielzahl von Hochzeiten von Anfang bis zum Ende begleitet hat. So auch ich.
Darum plaudere ich jetzt ein wenig aus dem Nähkästchen und versuche jedwedes Fragezeichen auszuradieren, das ihr, die ihr inmitten der zeitlichen Planung eurer Hochzeit steckt, in euren Köpfen schwirren habt. In diesem Artikel erstelle ich einen exemplarischen Ablaufplan für eine Hochzeit, wie die eure es sein könnte.
1. Grundlegendes
1.1 Puffer! Puffer! Puffer!
Das ist die erste, wenn nicht DIE goldene Regel: Ausreichende Puffer einplanen, sonst wird der Ablaufplan für eure Hochzeit reine Makulatur. Ich gebe euch Brief und Siegel, dass es im Ablauf immer Verzögerungen gibt. Wenn ihr den Zeitrahmen zu eng taktet, Wegstrecken und die Eigendynamik großer Gruppen unterschätzt, kommt ihr in Schwierigkeiten und das bedeutet Stress. Auf einer Hochzeit hat Stress, gerade für das Brautpaar, absolut nichts verloren. Eure Aufgabe ist es im Wesentlichen herumzustehen, zu lächeln und hübsch auszusehen. Unter anderem dafür macht ihr ja einen Plan, nicht?
Nehmen wir zum Beispiel die Organisation und Durchführung von Gruppenfotos. Je mehr Gäste ihr habt, desto schwieriger wird es, diese zum Gruppenfoto zusammenzubekommen. Dann müssen die Fotos auch noch geschossen werden. Folgt nun gleich danach das nächste Event, müsst ihr nun auch noch einen zeitlichen Puffer dafür einplanen, die Leute dorthin zu bekommen.
Falsch wäre ein Zeitplan, der so aussieht:
13.00 – 14.30 Uhr Sektempfang
14.30 – 14.40 Uhr Gruppenfotos
14.40 – 16.00 Uhr – nächstes Event
Richtig sieht er so aus:
13.00 – 14.30 Uhr Sektempfang
10 Minuten Puffer
14.40 – 14.50 Uhr Gruppenfotos
15 Minuten Puffer
15.05 – 16:30 – nächstes Event
1.2 Delegieren
Alle Dienstleister, die ihr beauftragt, haben Erfahrungen in dem, was sie tun. Genau deswegen habt ihr sie ja engagiert. Aber ihr könnt noch mehr delegieren. Die Trauzeugen habt ihr sicherlich schon für Vieles eingespannt, vermutlich auch dafür den Zeitplan zu überwachen. Falls nicht, dann solltet ihr das – zumindest für die grundlegenden Dinge. Etwa für die Gruppenfotos. Für selbige kann das bedeuten, dass sie die Gäste zusammenrufen, vor die Kamera treiben und generell von einem Event zum Nächsten lotsen. Sie sollten auch als Ansprechpartner für die Dienstleister zur Verfügung stehen. Ihr solltet nichts mit alledem zu tun haben. Aber überlastet auch eure Trauzeugen bzw. Gäste nicht. Sie sollen mitfeiern dürfen, nicht mit der Organisation beschäftigt sein. Wenn ihr über ein höheres Budget verfügt, euch wirklich ausschließlich auf eure Hochzeit konzentrieren möchtet und auch die Gäste und Trauzeugen raushalten wollt, dann engagiert einen Weddingplaner. Ein Weddingplaner kostet im mittleren Preissegment etwa 15-20% des Gesamtbudgets.
2. Zeitliche Planung der Abschnitte
Nun werde ich etwas konkreter und beantworte die Frage, wie ihr die einzelnen Abschnitte einer Hochzeit planen solltet. Damit meine ich Getting Ready, Kirche und /oder Standesamt, Sektempfang, etwaige Spiele, Gruppenfotos, Essen und Hochzeits-Party.
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2.1 Ablaufplan »Getting Ready«
Ein Getting Ready braucht sehr viel Zeit. Gerade bei den Damen sind zwei bis manchmal sogar drei Stunden keine Seltenheit. Die Herren brauchen selten mehr als eine halbe Stunde. Wenn euer Hochzeitsfotograf keinen Second-Shooter im Schlepptau hat, das Getting Ready der Braut und auch das des Bräutigams fotografieren soll, ist es sinnvoll, letzteres etwa ein- bis eineinhalb Stunden vor dem geplanten Ende des Getting Ready der Braut durchzuführen.
Dies schlicht und einfach deshalb, weil der Hochzeitsfotograf nach Fotografieren des Getting Ready des Bräutigams zur Braut zurückkehren kann und so nicht die »Abschlussarbeiten an der Braut« verpasst. Als da wären: Das Prüfen des Make-up, der Haare und das Schließen des Hochzeitskleids. Ganz abgesehen davon hat der Bräutigam weniger Gelegenheit seinen Anzug zu ruinieren, als wenn man sein Getting-Ready an den Anfang legt.
Unabhängig davon ob ihr einen Fotografen für diesen Abschnitt beauftragt oder nicht, ist das Getting Ready für den Bräutigam zeitlich so zu legen, dass er es noch rechtzeitig vor der Braut in die Kirche schafft.
Der Zeitplan für das Getting Ready könnte wie folgt aussehen, wenn die kirchliche Trauung um 12 Uhr beginnt und Hochzeitsfotograf das Getting Ready von Braut und Bräutigam festhalten soll.
9:00 – 11:00 Uhr Getting Ready Braut
10:00 – 10:30 Uhr Getting Ready Bräutigam
10:45 – 11:30 Uhr Fahrt Bräutigam zur Kirche
11:15 – 11:45 Uhr Fahrt Braut zur Kirche
12:00 Uhr Einzug Braut in Kirche
2.2 Ablaufplan »Kirche« oder »Standesamt«
Manche heiraten nur standesamtlich, manche legen das Standesamt auf einen Tag vor der kirchlichen Hochzeit und manche ziehen beides an einem Tag durch. Ich plädiere dafür, die standesamtliche Hochzeit auf einen anderen Tag zu legen, auch wenn das bedeutet, dass man zumindest den engsten Familienkreis zweimal laden muss und vielleicht ein wenig mehr zu organisieren hat.
Wichtig ist in allen Fällen auch hier wieder ausreichend zeitliche Puffer einzuplanen. Das betrifft nicht unbedingt die standesamtliche bzw. kirchliche Hochzeit selbst, da sind Verzögerungen eher selten und gerade standesamtliche Trauungen sind durchgetaktet, sondern vielmehr, was nach der Trauung geschieht und wo es geschieht.
Und manches davon lässt sich nicht planen, weil ihr nichts davon wisst. Gemeint sind Überraschungen bzw. Brautpaarspiele von den Trauzeugen oder Gästen, wie etwa das beliebte Herzausschneiden oder das Baumstammsägen. Beides wird oft direkt nach der Kirche bzw. dem Standesamt durchgeführt. Gerade hier ist ein Puffer einzurechnen. Wenn ihr das Brautpaarstehen nach der Trauung durchzuführen gedenkt, d.h. also die Gratulanten in Empfang nehmt, ist das, je nach Anzahl der Gäste, ebenfalls zeitlich einzurechnen.
Ich gehe für einen Zeitplan einmal von einer Überraschung, dem Brautpaarstehen und 70 Gästen aus. Dann könnte der Plan so aussehen.
12:00 – 13:00 Uhr Kirchliche Trauung
13:15 – 13:45 Uhr Empfang der Gratulanten
13:50 – 14:00 Uhr Herz ausschneiden
14:10 – 14:30 Uhr Fahrt zur Location
2.3 Ablaufplan »Sektempfang«, »Paar-« und »Gruppenfotos«
Der Sektempfang ist meist verbunden mit einer kurzen Ansprache und Dankesrede der Brautleute. Dann wird angestoßen, es werden kleine Häppchen gereicht und man unterhält sich. Nach meiner Erfahrung dauert der durchschnittliche Sektempfang etwa 1 ½ Stunden. Ich würde dafür zwei Stunden einplanen, wofür eine Stunde darauf verwendet wird, die Paarfotos zu machen. Danach kann man daran gehen das Gruppenfoto zu erstellen. Dabei ist das zu bedenken, was ich in Kapitel 1.1 zu diesem Thema geschrieben habe.
Ein möglicher Zeitplan, der all das berücksichtigt, kann so aussehen.
15:00 – 17:15 Uhr Sektempfang
15:45 – 16:00 Uhr Gang oder Fahrt zur Paarshooting-Location
16:00 – 17:00 Uhr Paarshooting
17:05 – 17:20 Uhr Rückkehr zur Location
17:25 – 17:35 Uhr Zusammentrommeln der Gäste zum Gruppenfoto
17:35 – 17:45 Uhr Gruppenfoto
Hochzeit Ruderclub Germania Frankfurt
2.4 Ablaufplan »Abendessen« und »Tortenanschnitt«
Ein Abendessen ist meist mehrgängig und wird zwischen den Gängen mit Ansprachen gefüllt, die durchaus auch mal länger ausfallen können. Darum sind drei Stunden durchaus realistisch. Schließlich ist das der gesellige Teil der Feier und da möchte auch niemand gehetzt werden. Der Anschnitt der Hochzeitstorte kann, muss aber nicht nach dem Abendessen stattfinden. Auf jeden Fall sollte er vor Eröffnung der Party stattfinden. In einem anderen Artikel habe ich bereits begründet, warum das unbedingt der Fall sein muss. In nachfolgende Zeitplanung nehme ich ihn nach dem Abendessen auf.
18:00 – 21:00 Uhr Abendessen und Ansprachen
21:15 – 21:30 Uhr Anschnitt der Torte ggf. weitere Ansprache der Brautleute
Hochzeitspaar in Frankfurt Paarshooting Westhafen
2.5 Ablaufplan »Eröffnungstanz und Party«
Dieser Punkt kann und muss nicht mehr wirklich geplant werden. Das Ende bestimmen alleine die Mietdauer der Location und die Feierlaune der Gäste. Auf jeden Fall sollten ab hier keine Unterbrechungen mehr erfolgen. Darum rate ich dringlichst dazu, keine Spiele o.ä. mehr durchzuführen. Der DJ bzw. die Band sollte jetzt ungestört ihre Arbeit verrichten können und die Leute bei Laune halten.
22:00 – 22:15 Uhr Eröffnungstanz
22:20 – Open-End Party
3.0 Zusammenfassung
Wenn ich die in den einzelnen Abschnitten ausgeknobelten Pläne nun zu einem einzigen Ablaufplan zusammenfasse, ergibt sich folgendes Bild.
9:00 – 11:00 Uhr Getting Ready Braut
10:00 – 10:30 Uhr Getting Ready Bräutigam
10:45 – 11:30 Uhr Fahrt Bräutigam zur Kirche
11:15 – 11:45 Uhr Fahrt Braut zur Kirche
12:00 Uhr Einzug Braut in Kirche
12:00 – 13:00 Uhr Kirchliche Trauung
13:15 – 13:45 Uhr Empfang der Gratulanten
13:50 – 14:00 Uhr Herz ausschneiden
14:10 – 14:30 Uhr Fahrt zur Location
15:00 – 17:15 Uhr Sektempfang
15:45 – 16:00 Uhr Gang oder Fahrt zur Paarshooting-Location
16:00 – 17:00 Uhr Paarshooting
17:05 – 17:20 Uhr Rückkehr zur Location
17:25 – 17:35 Uhr Zusammentrommeln der Gäste zum Gruppenfoto
17:35 – 17:45 Uhr Gruppenfoto
18:00 – 21:00 Uhr Abendessen und Ansprachen
21:15 – 21:30 Uhr Anschnitt der Torte ggf. weitere Ansprache der Brautleute
22:00 – 22:15 Uhr Eröffnungstanz
22:20 – Open-End Party
Ihr könnt diesen Ablaufplan einfach kopieren, in ein Dokument einfügen und nach eurem Gusto ändern.
4.0 Abschließend
Jede Hochzeit ist anders, jeder hat andere Präferenzen, Wege sind unterschiedlich lang und insoweit ist der Zeitplan nur exemplarisch zu lesen und nicht zwangsweise der Weisheit letzter Schluss. Aber eines wird euch vielleicht aufgefallen sein: Er arbeitet mit Puffern. Und das solltet ihr auch.
Ich bin aus Erfahrung der Meinung, dass man Pläne lieber strecken sollte, als sie zu eng zu takten bzw. weniger Programmpunkte einzuplanen, als zu viele. Und wenn das eben bedeutet, dass man ein wenig mehr Geld in die Hand nehmen muss, ist das besser, als an einem solchen Tag auf die Uhr schauen zu müssen, so viel wie möglich in enge Zeitschlitze zu packen. Es ist euer Tag. Macht ihn euch bitte so angenehm wie möglich. Das spiegelt sich übrigens auch in den Fotos wider.
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